Steht eine Prüfung für ein Fahrzeug an, wird der Fahrer automatisch daran erinnert. Anschließend organisiert der Fahrer einen Termin beim Servicepartner, um das Fahrzeug von einem Sachkundigen prüfen zu lassen. Nach der Prüfung wird der Prüfbericht durch den Fahrer an das Fuhrparkmanagement übermittelt, das diesen in der Fahrzeugakte unlöschbar archiviert und ggf. ermittelte Mängel separat erfasst. Eine neue Prüffrist wird automatisch gesetzt.
Die Fahrzeugprüfung gemäß Unfallverhütungsvorschrift (UVV) ist regelmäßig unabhängig von der Hauptuntersuchung durchzuführen. Neben der Sachkundigenprüfung als Bestandteil der UVV-Prüfung, muss auch der Fahrer das Fahrzeug vor Fahrtantritt auf den betriebssicheren Zustand prüfen.
Prüfbefunde müssen den Umfang der Prüfung, noch ausstehende Teilprüfungen, festgestellte Mängel, eine Beurteilung, ob dem Weiterbetrieb Bedenken entgegenstehen, das Prüfdatum, den Namen sowie gegebenenfalls die Anschrift des Sachkundigen erkennen lassen.
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